Projektadministration
En tydlig projektadministration säkerställer ansvarstagande och transparens. Något som är mycket viktigt för bidragsmyndigheten. Som myndighet behöver de följa upp hur pengarna används och veta hur projektets utvecklas i förhållande till dess mål och budget. Genom att ni skickar in projektrapporter löpande under projekttiden kan bidragsmyndigheten övervaka hur projektet framskrider.
Utbetalningarna sker också ofta i etapper i takt med rapporteringen. Ibland sker en revision av projektet och en bra projektadministration gör en sådan genomlysning av projektet lättare att klara av. Inte minst så visar en bra projektadministration att ni klarar av att driva offentlig finansierade projekt vilket gör det lättare att få stöd framöver!
Efter att bidragsansökan har beviljats skall ett avtal med bidragsmyndigheten tecknas där villkoren för stödet fastställs. En viktig del är projektrapporteringen som ligger till grund för utbetalningarna av stödet. Rapporteringsperioderna är olika långa för olika stöd men villkoren innehåller alltid krav på en statusrapport över hur projektet framskrider i förhållande till projektplan och budget. När projektet är slut skall alltid en slutrapport levereras.
Rapporteringen är oftast relativt enkel. En del tycker för enkel. Detta beror på att om projektet utsätts för en revision så krävs långt mer än innehållet i den löpande rapporteringen. Vårt råd är att ta denna administration på allvar och tidigt involvera er ekonomiavdelning eller redovisningsbyrå. För dem är det inga konstigheter. Men ett bidragsprojekt kan vara en ny företeelse för dem. Vi på Nordic Business Emergence erbjuder er gärna rådgivning om hur ni kan hantera projektadministrationen på ett effektivt och smidigt sätt.
Så här hjälper vi er att hantera all administration gentemot bidragsmyndigheten:
- Avtal med bidragsmyndigheten
Avtalen med bidragsmyndigheterna är standardiserade och ger normalt sett inte något utrymme för förhandling. Det är viktigt att förstå att ansökan med projektplan är åtgärder som ni lovar att genomföra. Om något har förändrats sedan ansökan lämnades in är det hög tid att påtala detta nu. Vi ger råd över hur ni skall hantera avtalsskrivningen!
- Projektetablering
Det är viktigt att skapa tydliga rutiner för ekonomisk uppföljning och att den projektstruktur som har beskrivits i ansökan snabbt etableras. Detta underlättar om en revision kommer att ske av projektet.
- Löpande statusrapporter
Under projekttiden skall statusrapporter skickas in till bidragsmyndigheten. I dessa rapporter skall det beskrivas hur projektet fortlöper enligt projektplanen samt om budget hålls. Vi hjälper med att ta fram projektrapporterna!
- Slutrapportering
När projektet är avslutat skall en projektrapport tas fram. Projektets resultat i förhållande till mål rapporteras. Ofta väntar bidragsmyndigheten med att göra den sista stödutbetalningen tills man har fått in den projektets slutrapport.
